Jefferson, 
30 de julho de 2020, 
Talvez seja eu que não sou inteligente o suficiente e estou procurando uma funcionalidade em “Contas a Pagar” que seria de outro módulo financeiro.
Estou com um problema em um de meus clientes pessoa jurídica que parece ser muito comum: se o boleto não chegar, ele esquece de pagar. E aí só descobre quando o serviço é bloqueado, o que pode gerar de meros inconvenientes a grandes prejuízos. Eu achei que isso fosse apenas falta de empenho do funcionário encarregado desse controle mas agora que eu comecei a analisar opções de software gratuitos com a finalidade expressa de fazer o controle das contas a pagar, descobri que o problema é mais sério do que me parecia.
Por exemplo, no controle de contas a pagar da Nextar, que foi o melhorzinho que achei até agora, se você disser que é um boleto não consegue prosseguir se não tiver um código de barras. E mesmo que você tenha um boleto em mãos e insira o código, não tem a opção de dizer que é um pagamento recorrente (despesas fixas). O único jeito de cadastrar um pagamento recorrente que seja por boleto é cadastrá-lo como “outros documentos” e aí você perde a capacidade de inserir o código de barras quando o boleto chegar, para poder pagar online no dia do vencimento sem ter que procurá-lo depois e até mesmo para ter um controle de que boletos já chegaram.
É melhor do que nada, porque existem opções piores: o Siscontrole e o Sige Lite vão além nas limitações e nenhum pagamento recorrente pode ser configurado. Neste vídeo o cara oferece uma planilha excel para esse controle mas apesar de reconhecer a existência de pagamentos recorrentes, parece que o modo de implementá-la é copiar e colar linhas alterando a data de vencimento. Isso ainda é melhor que o caso do Siscontrole e Sige Lite, onde nem isso você pode fazer e tem que redigitar tudo. Está parecendo que vou ter que fazer meu próprio software de contas a pagar.
Estou procurando a funcionalidade no lugar errado? Sugestões?
Me desculpe a sinceridade, mas uma empresa não saber as dívidas futuras dela… essa empresa não tem Fluxo de Caixa? Qualquer programa de ERP possui isso (entre outras funcionalidades). E muitas vezes se pode somente adquirir os módulos pertinentes…
Nesse caso específico a mesma funcionária que já cuidava do RH, é secretária executiva do dono, já cuidava da administração geral da empresa e acabou acumulando o serviço do financeiro na epidemia. Quando existiam duas funcionárias no financeiro esse tipo de esquecimento já ocorria e agora ficou pior.
De qualquer forma, por mais que eu tenha uma mentalidade crítica (e vocês sabem que eu tenho) faz parte da minha profissão não ficar apenas desdenhando da aparente incompetência dos funcionários e procurar uma solução de automação para o problema. Esse cliente específico tem um contrato comigo que paga o bastante para que eu ocupe meu tempo livre pensando em resolver problemas que eles nem me pediram para resolver.
O sistema usado na empresa é o Winthor. No tutorial de contas a pagar não encontrei nada que sugira que você pode cadastrar uma despesa fixa. E é um sistema que custa R$1200 mensais para apenas cinco usuários.
“Contas a pagar” parece significar para os desenvolvedores: “Eu recebi uma conta. Tá aqui, na minha mão. E tenho uma data para pagar”. O único desenvolvedor que encontrei até agora com uma mentalidade diferente foi a Nextar.
Bom, caso você esteja interessado esse é o ERP que usamos. Coloquei aqui a parte específica do Controle Financeiro: https://www.rech.com.br/modulos/controladoria/controle-financeiro
Nesse programa você pode cadastrar um documento como um “provisionamento” e definir ele para todos os meses na mesma data. Assim ele entraria já no Fluxo de Caixa. Sugeriria também que trocasse algumas ideias (você e/ou a pessoa do Financeiro da empresa) com algum contabilista, pois tem detalhes que extrapolam o nosso conhecimento de TI…
Não consegui mais editar meu comentário anterior, mas sugeriria também que trocasse algumas ideias (você e/ou a pessoa do Financeiro da empresa) com algum contabilista, pois tem detalhes que extrapolam o nosso conhecimento de TI…
Ah, e me lembrei de mais uma coisa: como hoje 100% dos boletos DEVEM ser registrados em banco (exigência do governo) ele nem precisa mais deles: basta consultar (e pagar) via DDA diretamente no Internet Banking…
Como isso funciona? Se eu tenho uma conta no Bradesco e o Santander emite um boleto para mim isso aparece em uma lista em algum lugar na minha conta?
Eu nunca havia usado esse recurso, mas acabo de checar aqui na app do Bradesco e o boleto do Registro.br que paguei ontem não aparece na minha lista do DDA.
E eu vejo outro problema: alguns de meus clientes tem pelo menos três empresas. Eu nunca perguntei o motivo, mas imagino que em alguns casos é para pagar menos impostos. Eu não creio que cada uma dessas empresas tenha conta bancária e mesmo que tenha, depender de lembrar de consultar o DDA de cada uma delas é justamente o tipo de problema que um programa de contas a pagar deveria resolver.
Veja isso: https://portal.febraban.org.br/paginas/1088/pt-br/dda
Isso é interessante. Você tem que se cadastrar no serviço.
Eu vou checar com a funcionária a viabilidade de usar isso. Mas ainda existe um caso que o DDA não resolve. O boleto de hospedagem dos domínios está no nome do ex-gerente de TI, que mensalmente precisa lembrar de enviar o boleto para a empresa.
Ele não pode passar o controle da conta para nós, porque o domínio principal dessa conta é dele.
E eu não consegui mover os domínios do meu cliente ainda para outra hospedagem, porque são 24, com centenas de contas de email (não me perguntem a razão). É um trabalho lento.
Já trabalhei em empresas com o mesmo problema: a cada um mês, os emails paravam de funcionar por algumas horas, porque a pessoa responsável esquecia de fazer o pagamento. Mas não imaginei que fosse tão difícil assim fazer o controle.
Eu mesmo, nas minhas contas pessoais, sofro do mesmo problema: se a cobrança não vier, muito provavelmente esquecerei de pagar. Meu controle faço deixando as contas visíveis (email ou penduradas na geladeira) até o pagamento. Quando faço o pagamento, escrevo com caneta a data nas contas físicas ou respondo o email pra mim mesmo nas digitais.
Infelizmente, não tenho nada a indicar no nível corporativo.
Como minhas contas pessoais são poucas eu uso um método simples: cadastro no calendário do google como um evento que se repete a cada 30 dias com notificações. X dias antes do vencimento eu recebo uma notificação no celular dizendo “procurar boleto tal”. Isso era especialmente importante com a faculdade porque a bolsa de 55% era atrelada ao pagamento em dia.
Mas isso não “escala” adequadamente para atender as necessidade de uma empresa.
Débito em conta corrente… simples assim…
Eu trabalho em banco e o DDA é uma solução simples e eficaz, eu a utilizo há alguns anos, mas devo alertar para alguns detalhes desse sistema:
Você faz a assinatura do serviço em um banco e ele migra para todos os outros que você tem conta;
Em se tratando de uma empresa, com muitos boletos a pagar, deve ser criado o hábito diário de olhar no sistema do banco quais os boletos estão vencendo no dia, até porque alguns deles deixam de serem emitidos (fisicamente) quando você opta pelo DDA;
Outro ponto é quando a geração do boleto não é feito de forma automática, eu explico: meu provedor de internet possui um aplicativo onde gerencio várias coisas da minha conta, inclusive a geração do boleto, porém tenho que entrar todo mês no aplicativo deles e gerar o boleto, pois só assim ele aparece no DDA do banco, sem isso, passo batido e fico inadimplente.
Além do problema do boleto que só é gerado sob demanda (um de meus provedores e a faculdade são assim) temos o problema do que não é cobrado por boleto, nem por conta de consumo.
Podem ser situações que não resultem em paralisação de serviços ou prejuizo financeiro mas que geram situações desagradáveis de qualquer forma. Não pega bem você ter que mensalmente ser chamado a atenção pelo seu senhorio, pelo restaurante onde você encomenda o almoço, etc, porque esqueceu de pagar a conta. Para contornar isso e botar a culpa no credor eu imagino que muita empresa exige “ser lembrada” através da entrega mensal de um orçamento ou documento similar antes de ter direito ao pagamento. O que não ajuda em nada quando você esqueceu de reservar o dinheiro.
A primeira coisa que pensei foi o DDA também.
Porém só vejo para boletos emitidos para meu CPF. Parece ser possível mas ainda não descobri como visualizar os boletos emitidos para o CPF da minha esposa.
Outra coisa é que tentei migrar para Nubank mas ele não tem DDA, então tenho que ficar passando TED pro BB para pagar contas.
No DDA da Caixa, é possível obter o código de barras, pode ser útil se não tiver boleto em mãos.
Qualquer solução que encontrar sera paliativo e apenas para tapar buraco já que o próprio backoffice da empresa deveria fazer isso.
Imagina eles cadastrando a mesmo conta em dois sistemas, rs … retrabalho que uma ligação ao suporte do sistema deles poderia resolver.
Para minhas contas pessoais eu uso o https://app.orcamentopessoal.net e recebo um e-mail toda semana me falando sobre as contas a pagar, tem a até a função de repetir a conta por X meses.
Curiosamente o backoffice da minha empresa tem um nome muito parecido, não é completo(nem complexo) e tem a função de conta fixa: Wintour
E mesmo com essa função já aconteceu na minha empresa algumas muitas vezes
Boa tarde. E aí? Conseguiu algo? Estou curioso agora…
Eu decidi fazer o meu próprio, baseado neste código fonte de 2004. Decidi reescrever a maior parte do programa e aproveitar basicamente apenas o conhecimento do autor original do que é necessário haver em um programa desse tipo mas esbarrei em bugs estranhos e acabei me ocupando com outras coisas. Só voltarei a esse projeto depois.
Ao se cadastrar na Nextar para poder usar o programa, recomendo que use um endereço de email descartável. Eu já devo ter pedido umas três vezes para parar de receber o SPAM deles, usadno o link de descadastramento, mas não teve jeito. Vou apagar o alias de email que eu criei para eles.